Noticia sobre Ofimatica y Aplicaciones (Google, Office, Excel, Word, Access, Open Office)

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Herramientas Libres de Ofimática
Ventajas y desventajas de varias suites ofimáticas libres. ¿Cuál elegir?

El origen de la ofimática

La ofimática surge como una necesidad de mecanizar tareas costosas y repetitivas que se desarrollaban en una oficina. En esta línea aparecieron las máquinas de escribir y las calculadoras y con el nacimiento del ordenador personal se intentó evolucionar con aplicaciones como un procesador de textos, agenda, calculadora, etc.

Por ello, la ofimática está ligada al ordenador personal casi desde sus orígenes, de hecho la primera versión de Office se creó en 1989 para incorporarla al primer Macintosh que desarrolló la empresa Apple estando Steve Jobs a la cabeza del proyecto. Por supuesto, esta primera versión de Office fue desarrollada por la archiconocida empresa Microsoft de Bill Gates que se dedicaba a crear software y que por aquel entonces colaboraba con Apple. Un año más tarde, en 1990 aparecería Microsoft Office para el sistema operativo Microsoft Windows.

La primera versión de Microsoft Office contenía un procesador de textos (Microsoft Word), una hoja de cálculo (Microsoft Excel) y una aplicación para presentaciones (Microsoft PowerPoint). Esta versión se podía completar con la “versión profesional” que tenía una aplicación de bases de datos (Microsoft Access) y un gestor de información personal (Microsoft Schedule Plus) que más tarde se convertiría en lo que hoy conocemos como Microsoft Outlook.

Con el paso del tiempo todas las herramientas de Microsoft Office han evolucionado mucho tanto para Windows como para MAC y actualmente la ofimática es algo común e imprescindible en casi todos los trabajos. El avance ha sido tal que la mayor parte de los usuarios no utilizan ni un 30% de las posibilidades que ofrece cada herramienta de la suite ofimática.

La ofimática libre

En 1994 la empresa StarDivision comenzó el desarrollo de otra suite ofimática propietaria llamada StartOffice que fue de vital importancia para que actualmente podamos contar con herramientas libres de ofimática.

Todo el software sobre ofimática que había hasta 1999 era propietario y por lo tanto no se conocía el código fuente. Ni siquiera en las Universidades se podía explicar el código de una hoja de cálculo porque los profesores no lo habían visto ni estudiado.

Pero en agosto de 1999, la empresa Sun Microsystem adquirió a StarDivision y lanzó la versión 5.2 de StarOffice de forma gratuita en junio de 2000, dejando disponible el código fuente bajo la Licencia pública general reducida de GNU (LGPL) el 19 de julio de 2000. Sun Microsystem quería que se creara una comunidad de desarrollo de código abierto para StarOffice y el nuevo proyecto se bautizó como OpenOffice.org que estuvo disponible para su descarga el 13 de octubre de 2000.

Como casi todo software libre desarrollado por una comunidad de usuarios avanza poco a poco y hasta 2005 no se lanzó OpenOffice.org 2.0 de forma oficial que ya tenía muchas mejoras e intentaba ser compatible con la suite de Microsoft.

OpenOffice.org incluye Writer (procesador de textos), Calc (hoja de cálculo), Impress (presentaciones), Draw (dibujo vectorial), Base (base de datos) y Math (editor de expresiones matemáticas). Trataremos estas herramientas más adelante y también la relación de OpenOffice.org con el proyecto LibreOffice.

El sistema operativo GNU/Linux ha estado unido al software libre desde su inicio y por tanto las primeras suites ofimáticas libres KOffice y GNOME Office surgieron para Linux.

KOffice es una suite ofimática que se lanzó por primera vez en el año 2000 como parte de KDE2.0 para distribuciones Linux y ha mejorado mucho desde entonces. En la actualidad la propia comunidad de KDE desarrolla otro proyecto paralelo llamado Calligra Suite del que hablaremos más adelante. KOffice incluye Kword, Kspread, Kpresenter, Krita, Karbon14, Kplato, Kexi, Kivio, Kchart y Kformula.

Gnome Office es otra suite ofimática desarrollada en este caso por el proyecto GNOME que incluye AbiWord, Gnumeric, Erase, Dia, GnuCash, GNOME-DB, Gimp, Inkscape, Evince, Simple Scan, Evolution, Planner, GLabels, etc. Se trata de un proyecto especial porque hay aplicaciones como Gimp que no han sido desarrolladas por ellos pero que han adoptado. Es una suite hetereogénea y lo que tienen en común es que usan las librerías GTK+. Está disponible en varios sistemas operativos como Linux, Windows y Mac OS X aunque principalmente se utiliza en Linux con GNOME.

Dentro de las opciones libres no podemos olvidar a Lotus Symphony que aunque está basada en OpenOffice se ha ido alejando mucho de ésta intentando parecerse más al desarrollo de Microsoft. Es una suite disponible para Windows, Linux y Mac OS X que se centra en el mundo empresarial e incorpora mucho del desarrollo que ya se incluía en la propia Lotus Smart Suite de IBM. Las aplicaciones que ofrece son Documents como procesador de textos, Spreadsheets como hoja de cálculo y Presentations como software de presentaciones.

Por último quiero mencionar a GNU TeXmacs que está orientado a la edición de documentos profesionales con características especiales para científicos. Se trata de un editor WYSIWYW (lo que ves es lo que haces) con textos, gráficos, expresiones matemáticas, contenidos interactivos, etc. Utiliza un motor de renderizado con algoritmos de composición tipográfica que generan documentos de alta calidad y con un aspecto muy profesional bien para imprimir o para realizar una presentación. Incluye evidentemente un editor con soporte para expresiones matemáticas, un editor de imágenes, una herramienta de presentaciones, una hoja de cálculo y en un futuro está prevista la creación de una herramienta para la creación colaborativa. TeXmacs puede ser utilizado como interfaz de otros sistemas externos de álgebra computacional, análisis numérico, estadísticas, etc.

A continuación entraremos un poco más en detalle sobre algunas de las suites ofimáticas libres que hemos comentado.

Apache OpenOffice-LibreOffice

En enero de 2010 Oracle Corporation adquirió Sun y continuó desarrollando OpenOffice.org que rebautizó a Oracle Open Office.

El 28 de septiembre de 2010 algunos miembros del proyecto OpenOffice.org formaron un nuevo grupo llamado The Document Foundation y publicaron una bifurcación de OpenOffice.org que llamaron LibreOffice por temor a que la empresa Oracle Corporation que había comprado a Sun Microsystems descontinuara la suite.

Después de varios problemas con Oracle, LibreOffice tuvo suficientes apoyos de Novell, Red Hat, Canonical, Google, etc. para seguir produciendo una suite ofimática independiente de cualquier proveedor y compatible con el formato de archivo OpenDocument (norma ISO). Por ello la mayoría de las distribuciones de Linux incluyeron LibreOffice con suite ofimática.

En abril de 2011, Oracle detuvo el desarrollo de Oracle Open Office pero en junio de este mismo año dejó el proyecto en manos de la Apache Software Foundation bajo la licencia Apache por sugerencia de IBM. De hecho la mayor parte del desarrollo se hace por empleados de IBM. En octubre de 2012 se vuelve a renombrar como Apache OpenOffice.

LibreOffice ha limpiado y mejorado mucho su código fuente teniendo opciones que no estaban en OpenOffice.org. Al igual que OpenOffice.org incluye a Writer, Calc, Impress, Base, Draw y Math.

La web oficial de Apache OpenOffice es www.openoffice.org/es donde se puede descargar la versión 3.4 y la web de LibreOffice es http://es.libreoffice.org que actualmente está en la versión 4.0.2.

La primera tiene la licencia Apache License 2.0 y la segunda LGPL.

Apache OpenOffice está disponible en Windows, Mac OS X, Linux, FreeBSD, OpenBSD, NetBSD, DragonfryBSD y Unix mientras que LibreOffice se encuentra en Windows, Mac OS X y Linux.

Ambas son compatibles con multitud de formatos de archivos y abren sin problemas archivos de Word, Excel y PowerPoint ya sean .doc, .docx, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx, etc. También puede guardar los archivos en estos formatos.

En ocasiones y dependiendo de si los archivos tienen cierta complejidad, es posible que al abrirlos no se vean exactamente igual que en la aplicación donde fueron creados pero con un poco trabajo se pueden paliar esas dificultades.

Uno de sus puntos fuertes es su interfaz sencilla pero a la vez potente y personalizable que hace que los usuarios de Microsoft Office encuentren un cambio sencillo y con un aspecto familiar.

Ahora presentamos las herramientas de estas dos suites que se llaman igual, aunque como ya he comentado antes el código ya no es el mismo. Nos centraremos en LibreOffice por lo que es posible que algunos detalles no estén de igual forma en Apache OpenOffice.

Writer
Es el procesador de textos que tiene todas las características necesarias para crear libros completos. Incluye estilos, asistentes, combinaciones de correspondencia, vinculaciones, marcos de texto, corrector ortográfico, tablas de contenidos, tablas, ilustraciones, etc.

Puede exportar directamente a formato PDF, HTML, MediaWiki, etc.

El formato por defecto en el que guarda los documentos es OpenDocument que es el estándar internacional para documentos de texto.

Calc
Es una hoja de cálculo con una gran abanico de funciones avanzadas siempre con asistentes que nos guían en la elección elegida.

Dos componentes avanzados muy útiles en Calc son el Administrador de Escenarios y Solver. El primero, una vez que tenemos la hoja de cálculo completa, nos permite analizar ”¿qué pasaría si ...?” con sólo tocar un botón.

Con Solver podemos resolver problemas de optimización para calcular el valor óptimo de una celda con las restricciones impuestas en otras celdas.

Calc también tiene soporte multiusuario de manera que varios usuarios pueden trabajar de forma colaborativa en una misma hoja de cálculo sin conflictos de edición.

Al igual que Writer el formato estándar en que se guardan los archivos de Calc también es OpenDocument.

Impress
Herramienta para crear presentaciones multimedia donde podemos añadir imágenes en 2D/3D, animaciones, transiciones con efectos y estilos, etc.

También dispone de ayudantes y diapositivas maestras que nos ahorrarán tiempo y nos ayudarán a que nuestras presentaciones sean más profesionales y homogéneas. A esto hay que añadir una gran cantidad de plantillas que se pueden descargar desde la propia web oficial.

Existe la opción de incluir notas adjuntas a una diapositiva y por defecto incorpora la Consola del Presentador para facilitarnos la presentación. Además también soporta múltiples monitores.

Podemos utilizar distintas herramientas de dibujo como Fontworks para crear gráficos 2D/3D e imágenes a partir de texto.

Una opción que puede resultar interesante para algunos es que las presentaciones se pueden exportar a Flash generando un archivo .swf.

Draw
Herramienta para gráficos y diagramas vectoriales en 2D y 3D con opción de manipulación de objetos (agrupar, desagrupar, rotar, renderizar, perspectiva, etc.).

Puede importar gráficos en multitud de formatos (incluyendo BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF, WMF, etc.) y al igual que Impress puede exportar a Flash generando un archivo .swf.

Base
Es la última aplicación que se ha incorporado a la suite y pretende ser un base de datos monousuario completa que satisfaga las necesidades de los usuarios. Tiene asistentes para tablas, formularios, informes y consultas para que no resulte difícil iniciarse en la aplicación. Además contiene tablas predefinidas que nos pueden ayudar mucho.

Es ideal para usuarios que no tienen muchos conocimientos de bases de datos y sólo necesitan almacenar datos y utilizarlos.

Base quiere llegar también a usuarios avanzados y proporciona drivers nativos para otros motores de base de datos multiusuario muy utilizados en el mundo del software libre como MySQL y PostgreSQL. Además de otros como MS Access, Adabas D, etc.

Está totalmente sincronizada con Writer para la combinación de correspondencia utilizando LDAP u otros formatos.

También se puede utilizar conjuntamente con Calc como fuente de gráficos o el análisis de datos entre otras cosas.

Y, por supuesto, en Base se pueden programar macros que abren otro abanico de posibilidades.

Math
Se trata de un editor de fórmulas que puede ser invocado desde cualquier aplicación de la suite desde el menú Insertar > Objeto > Fórmula.

La forma de crear expresiones matemáticas es a partir de botones y desplegables que generan el código adecuado para ir completando la expresión. Aunque no sea necesario, si se utiliza a menudo, es fácil aprender el lenguaje y crear expresiones matemáticas casi sin necesidad de utilizar los botones de Math.

Los elementos generados se insertarán en los documentos y también se pueden guardar en formato ODF, MathML y PDF.

KOffice-Calligra Suite

El 6 de diciembre de 2010, la comunidad de KDE anuncia un nuevo proyecto llamado Calligra Suite como continuación de KOffice con la intención de acelerar el desarrollo, mejorar la calidad y añadir nuevas experiencias al usuario. El 21 de diciembre de 2011 se lanzó la primera versión para Windows. El 11 de abril de 2012 se libera la versión 2.4 y la última versión es la 2.6.2 liberada el 13 de marzo de 2013.

Aunque inicialmente era para sistemas operativos Linux, desde la versión 2.0 es posible utilizarla en Mac OS X, Windows y FreeBSD.

KOffice incluye Kword, Kspread, Kpresenter, Krita, Karbon14, Kplato, Kexi, Kivio, Kchart y Kformula. Algunos de los nombres de las aplicaciones cambian en Calligra Suite de manera que KWord pasa a Words, KSpread a Tables, KPresenter a Stage, Kivio a Flow y KPlato a Plan.

Kword-Words
Es un procesador de textos sencillo basado en marcos y eso es lo que lo hace diferente a otros, ya que quien esté acostumbrado a utilizar Writer o Microsoft Word tiene que cambiar la idea para adaptarse a la nueva forma de trabajar.

Creando un marco columna por página ya tendríamos la misma forma de documento que en los procesadores de texto tradicionales. Pero con Kword tenemos la opción de ir poniendo marcos donde queramos.

Author
La versión 2.6 de Calligra incorpora por primera vez la herramienta Author dirigida a los usuarios que quieren escribir libros digitales aprovechando las posibilidades que ofrecen los eBooks. Incluye soporte para libros electrónicos en formato EPUB2 y MOBI.

La intención del equipo de desarrollo es ir diferenciando poco a poco Words de Author de tal forma que esta última se vaya especializando en su cometido.

Kspread-Tables
Es la herramienta de hoja de cálculo que tiene plantillas, gráficos, formateo clasificado, corrector ortográfico, hipervínculos, soporte para series, funciones y fórmulas, formateo condicionado, etc.

Puede importar otros formatos de hojas de cálculo como Excel, CSV, etc.

KPresenter-Stage
Es la herramienta para crear presentaciones donde se puede utilizar textos, imágenes, gráficos, etc. Es extensible a través de plugins para añadir nuevos efectos y elementos.

Tiene diversas utilidades como notas y resumen de transparencias para el presentador además de contar con multitud de ejemplos.

Utiliza el estándar de formato OpenDocument y es compatible con Microsoft Office.

Kplato-Plan
Aplicación destinada a la gestión de proyectos grandes que ofrece diferentes tipos de dependencias de tareas y restricciones de tiempo. Si hay cambios también se puede reprogramar todo el proyecto y compararlo con el primero. Las tareas se pueden organizar según la estructura de código EDT.

Kivio-Flow
Herramienta para crear diagramas de flujo integrada con el resto de aplicaciones de la suite. Permite crear diagramas de red, organigramas, diagramas de flujo y mucho más.

Kexi
Aplicación para crear y gestionar bases de datos de forma rápida, potente y portable ya que se puede utilizar fuera del escritorio KDE. Por ejemplo en Linux con el escritorio GNOME, en Microsoft Windows y en Mac OS X (utilizando Fink).

Krita
Es una aplicación de dibujo y pintura que tiene todo lo necesario para que los usuarios puedan crear un trabajo profesional de principio a fin. El nombre de “Krita” significa “dibujar” o “tiza” en sueco.

Karbon
Es un editor de gráficos vectoriales.

Kchar
Es una aplicación para el dibujo de gráficos que luego pueden importarse a otras herrameintas de la suite como Kword/Words o Kpresenter/Stage.

Puede presentar gráficos de barras, líneas, anillo, pastel, máximo y mínimo, etc., tanto en 2D como 3D. Soporta valores por defecto en los campos y ordenación automática de ejes.

KFormula
Editor de expresiones matemáticas.

Gnome Office

Esta suite surge en el 2005 como parte del desarrollo del escritorio GNOME para Linux. Actualmente está disponible para Linux, Windows, Mac OS X y Unix bajo la licencia LGPL y GPL.

Sólo citaremos algunas de las aplicaciones ofimáticas que tiene y para lo que sirven.

AbiWord es el procesador de textos, Gnumeric la hoja de cálculo y Erase la aplicación para presentaciones. Por otro lado está Dia que es una herramienta para crear diagramas, Evince es el visor de documentos oficial de GNOME, Evolution la aplicación de correo e Inkscape la herramienta de dibujo vectorial. GnuCash es un software de contabillidad, gLabels es un programa para crear etiquetas y tarjetas de visita y, por último, vamos a citar a Glom que es un software similar a Filemaker para diseñar sistemas de bases de datos.

Otras aplicaciones ofimáticas no libres

Dentro de las aplicaciones ofimáticas que no son libres destacan Microsoft Office e iWork de Apple aunque hay otras muchas como Ability Office, Breadbox Office, GobeProductive, Lotus Smartsuite, MarinerPak, Microsoft Works, NeoOffice, Oracle Open Office, SoftMaker Office, Think Free Office y WordPerfect Office.

Ofimática en la nube

Este apartado también ha evolucionado mucho en los últimos años y nos encontramos con aplicaciones muy completas y potentes que hacen todo lo que necesita un usuario con la ventaja de que podemos acceder desde cualquier ordenador conectado a Internet.

Google también ha contribuido al mundo de la ofimática dando otro punto de vista desconocido hasta el momento y que muchos usuarios han admitido que es muy acertada, ya que, aunque las herramientas en la nube no son tan potentes como las de escritorio, ofrecen una versatibilidad y ventajas como la cooperación y compartición de documentos que no lo hacen las otras.

Además no siempre hace falta escribir documentos tan complejos que no se puedan crear con las actuales herramientas web y nuestros documentos siempre estarán disponibles en cualquier ordenador con conexión a Internet.

El único requisito para esto es disponer de un navegador con conexión a Internet y no hay que instalar ningún software adicional.

Google Docs/Google Drive junto a Google Calendar y Gmail “hacen el mismo servicio” que LibreOffice o que Microsoft Office.

Microsoft también ha querido estar presente en esta nueva vertiente ofreciendo Office Web Apps y Skydrive. Para utilizarla necesitamos tener una Windows Live ID (con una cuenta de Hotmail basta) y usa como espacio de almacenamiento los 25 GB que ofrece Skydrive. Podemos utilizar Word, Excel, PowerPoint y OneNote. También es posible editar documentos entre varios usuarios a la vez.

Office 365 es una solución de Microsoft pensada para la empresa y por lo tanto no es gratuita. Es muy potente y dependiendo del plan elegido ofrece muchas posibilidades.

Podemos citar otras alternativas online como Team Lab, Tiki Wiki Groupware, Zcubes, Feng Office y Zoho Office Suite que son aplicaciones libres en la nube totalmente funcionales y que podemos ver cuál se adapta mejor a nuestras necesidades.

Entre ellas destacaría a Zoho por ser muy completa. Dispone de procesador de textos, hoja de cálculo y presentaciones. También existen complementos que facilitan la relación con la suite de escritorio Microsoft Office.

Una de sus ventajas frente a otras es que es posible editar documentos sin disponer de conexión a Internet y luego cuando ya se tenga conexión se sincronizaría el documento.

Tablets y smartphones

Con el auge de los sistemas operativos móviles como Android, IOS, etc. también han ido apareciendo suites ofimáticas para ellos que aunque no son tan completos como las aplicaciones de escritorio intentan adaptarse a pantallas pequeñas para que se puedan manejar con los dedos.

Coffice es la versión para plataformas móviles como Android, Blackberry 10, SailfishOS Jolla y Ubuntu Phone de Callibra. Otras suites como LibreOffice, Microsoft Office tienen previsto desarrollar en breve versiones para sistemas operativos móviles.

Sin la intención de se exhaustivo y a sabiendas que el mercado de las aplicaciones para sistemas operativos móviles está en pleno auge cito algunas aplicaciones para aquellos lectores que puedan estar interesados. Documents To Go disponible para iPhone y Android que tiene una versión gratuita y otra de pago más completa. ThinkFree que al igual que la anterior tiene una versión gratuita y otra de pago. QuickOffice está disponible para iPhone, Android, HP webOS, BlackBerry y Symbian aunque no es gratis. Permite sincronizar con servicios en la nube como Google Docs, Dropbox, etc. OfficeSuite y OfficeSuite Pro son también dos versiones de la misma suite para Android.

Apple ha creado para IOS una versión muy completa de iWork donde se puede descargar el procesador de textos Pages, la hoja de cálculo Numbers y la aplicación para presentaciones KeyNote.